Shih Hsin University

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★ (1)~(5) Cumulative Project - (A)

整合挑選(1)~(5)補充的內容，由同學blog提供

(1) Define information, Communication

Information :

資訊是指有關人、事、地、物之類的資料，又可稱為訊息、情報，會隨著時間不斷的增加或產生。

資訊的特徵

*普遍性：任何的人、事、地、物都會有存在的資訊。資訊廣泛存在自然界和人類社會中。

*客觀性：資訊是客觀的現實反映，因此不會隨著個人的主觀意志而改變。

*動態性：人、事、地、物會隨著時間變化，而資訊也會隨著時間變動。

*時效性：因為資訊有動態性，所以一個固定的資訊的使用價值也會隨著時間的流逝而衰減。

*可識別性：人類可以透過感官或是科學儀器來取得、整理、認知資訊。

*可傳遞性：資訊是可以通過各種媒介來傳遞，在人與人、人與物或物與物之間。

*可共享性：同一個資訊能在同一時間於多個主體所共有，也能無限的複製和傳遞。

資訊是從資料或數據導出有用的信息，是有助於管理決策相關的資料；由創作面向來探討，資訊即所知表現在媒介上的形式，是從人類的所知出發,借重表現系統的特質，利用工具、技術與環境等因素，將所知呈現在媒介物質上的過程。所知或信息需透過約定俗成的表現系統，而資訊就是人類所知的知識及信息藉以承載的工具。

資訊是人類認識世界的媒介，也是事物的普遍屬性，而人類都是在接受、感知、識別、分析、整理資訊的基礎上來認識事物。當資料透過分析、整理、綜合、處理後，就能產生我們所需要的資訊。所以資訊是有經過整理、組織、結構、思考和傳播過的資料。

Communication :

傳播的定義，簡單的說就是A將訊息（資訊、知識、觀念、意見）透過媒介傳遞給B的一個過程。Communication也有溝通的意思，溝通的過程是一種信息的傳遞和交流，人們可以相互傳遞、交流各種觀念、思想、情感，以建立鞏固人際關係的過程。

指任何信息在個體間傳佈交流的過程，又稱為溝通、交流、通訊、通信等。

早期西方學者對此定義為：發送者通過某種媒體以某種格式來傳遞信息到收信者，以達致某個目的，但學科發展至今，其定義已遠不止於此。

而資訊的傳佈會藉著不同形式流通；在古代，人們通過驛站、飛鴿傳書、烽火報警、符號、語言、眼神、觸碰等方式進行信息傳遞。到了今天，隨著科學水平的飛速發展，相繼出現了無線電、固定電話、行動電話、網際網路甚至視訊電話等各種通信方式。通信技術拉近了人與人之間的距離，提高了經濟的效率，深刻地改變了人類的生活方式和社會面貌。

典型的傳播包含以下幾個要素：

*發訊者 

*訊息

*渠道

*接受者

其過程，簡而言之，是發訊者將訊息以語言、文字或其他方式加密，再透過溝通渠道傳遞到接受者，由接受者自己解讀出發訊者的訊息。

資料來源為(04號同學)：http://tw.myblog.yahoo.com/ic-u97070004/article?mid=2&prev=3&next=1&l=a&fid=5

(2) Blogging (Blog製作)

(3) Job Description Work Flow Chart

同學檔案太大，參考資料來源為(10號同學)：http://www.wretch.cc/blog/fanny0604/10433207

(4) Information acquisition for my work

直接彙整我們這組的針對雜誌、書籍、網站的介紹

資料來源為：第一組成員

(5) KM in working place

知識管理常被看作一種廣泛的代表性名詞，包括公司內的腦力激盪、正式會議、非正式的討論、簡報等等，各式各樣的資料收集和累積。但是隨著時代和科技的進步，知識管理應該被定義為一種具有完整規劃的系統，能夠持續地、普遍地收集人類的智慧。

除了「收集」之外，知識管理更應該是一種互動的過程。不只是被動式地收集知識，而是能轉化企業文化，讓人們更注重「資訊的交換」；因為這種互動的、流動的資訊，才是知識最能創造價值的地方，例如：提供員工一個開放的討論區，讓所有人都能在上面自由地反覆辯論、提出新的創意和想法。

知識來源包括：(1)結構化資料：商業智慧、資料探勘等：(2)非結構化資料：詮釋資料建立與管理、索引與檢索等；(3)互動與合作：電子郵件、群體討論等。知識可依服務的對象分成策略層面、管理層面、創新層面及執行層面的知識。通常，我們會將執行層面的知識轉換成標準作業程序(SOP)。創新層面，即先前提到的直覺與判斷的觀念。管理層面，係從日積月累的經驗中篩選出一些規則。

知識管理的推行程序

1.知識的評估(Evaluation)

2.收集(Collection)

3.組織(Organization)

4.重新定義與改進(Refine and Improvement)

5.分享或分送(Sharing and Distribution)

6.使用(Use)

7.保護(Protection)

8.衡量(Measurement)

看起來實行知識管理困難重重，但是因為它能帶來的效益大於成本，在這裡列舉一些常見的例子。

*激發創意：

具有類似經驗的員工可以聚集想法和經驗，進而激發新的想法、或避免重蹈覆轍 。

*改善決策：

在決策的過程中，如果可以擁有充份的資訊、資料和經驗，有助達成較好的決策結果。

*更富彈性：

如果能突破組織既有的規範，使員工的工作情境不再只是孤軍奮戰或小組行動，在面臨新的挑戰時，將更具有應變能力。

*更好的客戶回應：

收集市場資訊是一件重要的事，如果員工對客戶的行為、興趣喜好具有更深的了解，可以做出較好的回應、貼近客戶的需求。「人」是組織的主要構成份子，在推行知識管理時，最多問題也都發生在「人」 的因素上，例如：知識往往代表某種權力和優勢，員工常不願意分享他所獲得的工作經驗。這時鼓勵員工、提供誘因將是一件非常重要的事。

*知識是流動的， 常隨著員工的離職或遺忘，會使得公司流失重要的資訊。這時建立適當的機制，幫助員工擷取隱性知識，是非常重要的。

*知識的傳遞往往是停滯不動的，例如某樣產品在市場缺貨很久了，生產部門卻不知道這樣的情況。問題在於無法將相關資訊立即傳遞給需要知道的人。

*知識是分散的， 例如公司有分散在各地的工作團隊、分公司時，會使得團隊之間難以分享共同的資源。這時應建立一個有效的聯絡網路，讓不同的工作團隊間能掌握彼此的工作狀況，並能有效率地利用公司內部的知識。

*知識是容易消失的， 例如很多在討論中出現的可貴創意，如果沒有馬上紀錄下來，往往就在不經意之間消失了。應該在靈光乍現時刻，馬上捕捉這些想法，並且進一步實現它。前面提到知識是代表某種權力和優勢、是流動的、分散的、容易消失的，所以須要特別的關注，進行有系統的管理。以這樣的特性來看，

我們可以舉出幾種型態的組織是特別須要知識管理的。

1. 公司分散在各地，或分為許多工作團隊。 因此組織的知識分散在各處，並且各群組往往難以分享彼此的經驗和工作成果。

這會造成組織資源的重覆浪費、或產生過高的溝通成本。如果能推行知識管理，將分散在各處的資訊統一收集、並提供容易查詢的使用界面，將可以大幅提昇工作效率。因應全球化的營運模式，這樣的公司越來越多，無論是分散在全球、兩岸、甚或是台灣的不同地區，也不同公司模規的大小，都會面臨這樣的問題。

2. 固定產生大量文件資料，須要費心管理的公司。 例如出版業、律師業、金融服務業等等，在工作過程中產生大量正式文件，並可以留作日後參考用。如果沒有一套有效分類、管理的系統，工作者會花費太多時間在查詢、尋找資料上，而這些被保留下來、具有寶貴經驗價值的文件，也常無法發揮最大的功用。

3. 以創意、個人經驗為最重要價值的公司。 例如企劃、產品研究與創作、服務業、公關管理等，因為知識存在於日常工作中，或知識工作者個人思考、計畫的過程，難以收集。也因為在這種組織中，知識代表了優勢與權力，工作者須要有更多的誘因或鼓勵，才會願意將知識分享給組織。這類組織最常遇到的問題，就是因為工作者離職而流失了寶貴的知識。

在推行知識管理時，組織須要配合進行一些改變。首先要改變組織文化，使得成員習慣於分享彼此的知識，這可以分為兩方面來談：

*激勵員工，使他們願意分享知識。

提供適當的制度、誘因，或是宣導知識管理可以帶來的好處。主要的目的在「誘之以利」。

*建立分享的環境，讓知識可以流通。

例如網路架構、發言的區域、清楚易懂的知識分類等，這常須要配合一些資訊技術的應用，市面上有各種各樣的知識管理工具可以選擇，它們並沒有所謂「最好的」工具，而只有「最適合組織」的工具。便利而適合員工分享的環境，有助於提升工作效率、降低陣痛期。

在推行知識管理時，可以參考這些步驟：

1. 宣示：

這是一種策略性的宣示，例如：「聚集、產生組織知識，讓需要的人，可以獲得組織內的知識」。

2. 組成「群組」：

在組織裡面會開始因為部份人具有相類似的知識需求，而聚集成不同的群組，這可以由員工自己選擇認同的群組，或由一個能概觀組織全貌的人來進行分配。

3. 知識藍圖：

在群組形成之後，在成員之間必須凝聚共識：有哪些應該知道的資訊？這些資訊有什麼幫助？而這樣的共識，我們就可以稱為知識藍圖。知識不只是書面的文件，更包括成員之間的討論、各式各樣的研究結果、各種媒體呈現方式。如果員工對於「知識」和「知識的功用」具有共識，自然能貢獻出更多有效的知識，也更能有效地利用知識。

知識服務是趨勢

知識服務(knowledge service)所著重的，是如何將資訊抽絲剝繭成為有用的知識。美國通用汽車公司(GM)轉型為運輸服務業便應用了這套思考，策略是提供一台汽車十年間所需的服務。以學校圖書館而言，若能朝傳播知識的方向來思考，也就是主動將知識遞送給讀者，才是服務的新概念。當初IBM協助GM公司改善汽車系統，從通知、維修到付款，完全採用線上處理的方式，既迅速又安全。圖書館也可以採取這樣的方式，所有的服務都可以採用電腦化，並收取合理的費用，當然執行前要有完善的規劃及準備。將知識轉化成為有用的知識，才是知識管理的精髓所在。

結論

我的工作中因所需被整理的資料繁瑣且重要，由招生的系統化到帳務的管理、教材的購買、校園的修繕甚至到娃娃車的維修都需做紀錄以隨時備查，並不斷改善工作方式及順暢工作的流程，不論是委由廠商的服務到公司內部的資訊紀錄及整理都可看出知識管理之重要性。

資料來源為(04號同學)：http://tw.myblog.yahoo.com/jw!0jylyRGLERn3RTDijCDoojYv